Ci-dessous, les écrits sont dans l"ordre chronologique (le plus récent en bas)
Origine du GT - Extrait de la réunion du COPIL du 3 octobre :
Lancer un DLA c'est long donc plutôt à travailler en interne, dans un délai de 2 à 3 semaines.
Jean-Baptiste : les phases = diagnostic partagé ; orientations stratégiques ; déclinaison opérationnelle
Rechercher 1 ou 2 scenarios pour la suite de la gouvernance ?
Apparait :
1 axe de court terme : faire évoluer la gouvernance pour mieux fonctionner.
1 axe de moyen terme : méthode pour travailler sur la stratégie de moyen terme.
Groupe de travail : Pierre-Yves, Jean-Baptiste, Cécile, Odile, François
RDV : le 11/10 à 13h
Date : 13/10 à 13h
Sources intéressantes
Elle sont à mettre dans le dossier Dropbox du COPIL, rubrique ouverte pour ce GT :
Infos diverses : Montpellier + conditions départ Vincent + son travail suite QPV ?
D'abord, tour des réflexions des participants :
- Cécile : 2 volets : gouvernance court terme et orientations
- Jean-Baptiste : conforter fonctionnement actuel et en engager le travail-mission stratégique
- François : proposer des mesures pragmatiques pour redynamiser Copil
- F indispensable de revenir à stratégie, pour reconsidérer les finances et moyens
Des idées pour améliorer le fonctionnement à court terme :
- Copil = rdv d'affaires courantes toutes les semaines ou tous les 10 jours (ainsi sont traités ou ventilés des
- Com interne = Partager la veille et les infos intéressantes entre toutes les assos composantes
- Plénière : faire vraiment vivre son rôle de débat et d'orientations donc préparer en amont et animer
- Sur l'implication de nouveaux responsables : si les instances et la communication sont claires, ils s'y retrouveront et prendront leur tour
- Les commissions et GT : revoir leurs fonctions *
Echanges :
- considérer nos processus lents et les rythmes de nos énergies : la palabre oui mais...
- et dans ces moyens quelles contributions de chacun-e ? Il y a un potentiel mais cela s'organise
Autre sujets en suspens :
- importance depuis nos origines des associations "nationales" comme Habicoop et EHG, à équilibrer leur place relative avec les territoriales
- traiter de la disponibilité nécessaire pour ètre au Copil pour l'ouvrir et vite associer des nouveaux
- traiter de l'animation-présidence de nos temps de travail à distance et en physique
A noter, sur la lettre d'info externe : elle avait aussi une fonction interne inter-assos
Conclusion :
Entre les réunions :
- DROPBOX ouverte via celle du COPIL :
- JB a envoyé un tableau "répartition" , Odile (et Luc de Cohabtitude également) ont complété
Je pense que pour trouver du sang neuf, nous avons à dynamiser les associations adhérentes et à en faire adhérer de nouvelles ( je vais aller à Dijon le 28/11 rencontrer celui qui a écrit à la Coordin'action). On pourrait leur demander d'amener des habitants de nouveaux groupes à chaque plénière et être ainsi plus prés de leurs demandes. Bien que je vois l'intérêt de prendre des adhésions de groupes à la Coordin'action, je me range à l'avis de jean-baptiste qui dit que cela aboutirait à une dispersion des forces locales pour le moment.
La communication par lettre d'information, sur les travaux engagés, est à faire dés maintenant sur notre site, peux t'on la demander à un de nos salariés en binôme avec un référent du COPIL?
A mardi
Présents :
Celles associées à la nouvelle répartition des chantiers (voir tableau de JB) :
D - Tout salarié / chargé de mission de la Coordin'action doit être hébergé par une des associations membres.
Celles associées à nos instances et fonctionnements collectifs :
COPIL :
E - le Copil est composé des "mandataires" et "référents" ...
F - le Copil se réunit chaque mois en réu-tel
G - le Copil est "convoqué" par Vincent jusqu'en décembre puis par un membre du COPIL qui prend le rôle de secrétaire du COPIL.
H - est recherché pour la plupart des points vus en Copil un "rapporteur" = la personne déléguée selon le chantier.
I - lien hebdomadaire ; tous les ?? vendredis midi ??, est prévue une réu-tel ouverte
PLENIERES :
J - pour la préparation-information des assos composant les plénières, devient systématique = rapporteur et rapport préalable avec choix proposé-s
L- en perspective, en 2018 :
COM
M - mettre dans les chantiers récapitulés dans le tableau-répartition, celui concernant la COM interne pour les échanges avec et entre les assos membres,
Idée d'évolution de la liste "coordinaction@googlegroups.com"
Rappel du diagnostic :
- essouflement dans le Copil : nécessité d'un renouvellement des personnes impliquées
- le modèle centralisé avec salariés nationaux de début 2017 se rélève peu adapté et difficile à pérenniser en terme de modèle économique
- besoin de mieux flécher le travail des salariés vers l'avancement des chantiers (et moins sur les compte-rendus/ animation de réunion)
Sur la nouvelle répartition des chantiers (voir tableau panoramique amorcé par Jean-Baptiste ) :
D - Tout salarié / chargé de mission de la Coordin'action doit être hébergé par une des associations membres.
COPIL :
E - le Copil est composé des "mandataires" et "référents" ...
F - le Copil se réunit chaque mois en réu-tel
G - le Copil est invité par Vincent jusqu'en décembre puis par un membre du COPIL qui prend le rôle de secrétaire du COPIL.
H - est recherché pour la plupart des points vus en Copil un "rapporteur" = la personne déléguée selon le chantier.
I - lien hebdomadaire ; tous les vendredis midi à 12h30, est prévue une réu-tel ouverte d'environ 30 mn
PLENIERES :
J - pour la préparation-information des assos composant les plénières, devient systématique = rapporteur et rapport préalable avec choix proposé-s
L- en perspective, en 2018 :
COM
M - mettre dans les chantiers récapitulés dans le tableau-répartition, celui concernant la COM interne pour les échanges avec et entre les assos membres,
Idée d'évolution de la liste "coordinaction@googlegroups.com"
COMMENT ?
- Remobilisation des membres actuels du Copil
- La perspective des RNHP de juillet 2018 est un moteur
- Identifier des talents susceptibles de rejoindre le Copil ou les Commissions
- Message à construire vers les assos composantes de la Coordin'action
Origine du GT - Extrait de la réunion du COPIL du 3 octobre :
- (...)
- 1 - Question d'une mission sur la gouvernance ?
Lancer un DLA c'est long donc plutôt à travailler en interne, dans un délai de 2 à 3 semaines.
Jean-Baptiste : les phases = diagnostic partagé ; orientations stratégiques ; déclinaison opérationnelle
Rechercher 1 ou 2 scenarios pour la suite de la gouvernance ?
Apparait :
1 axe de court terme : faire évoluer la gouvernance pour mieux fonctionner.
1 axe de moyen terme : méthode pour travailler sur la stratégie de moyen terme.
- 2 - Investissement des uns et des autres sur le sujet gouvernance
Groupe de travail : Pierre-Yves, Jean-Baptiste, Cécile, Odile, François
RDV : le 11/10 à 13h
- 3 - Gestion des RH
Date : 13/10 à 13h
- 4 - Prochain COPIL avancé pour discuter notamment de la gouvernance : réunion le 31 octobre à 21h
Sources intéressantes
Elle sont à mettre dans le dossier Dropbox du COPIL, rubrique ouverte pour ce GT :
- 05-GT-Structuration-Gouvernance
CR de la réu-tel du mercredi 11 octobre à 13 h
Présents : Cécile, François, Jean-Baptiste, CécileInfos diverses : Montpellier + conditions départ Vincent + son travail suite QPV ?
- > revenir devant Copil QPV
D'abord, tour des réflexions des participants :
- Cécile : 2 volets : gouvernance court terme et orientations
- Jean-Baptiste : conforter fonctionnement actuel et en engager le travail-mission stratégique
- François : proposer des mesures pragmatiques pour redynamiser Copil
- et après sujets pouvant impacter les fondamentaux et les statuts
- F indispensable de revenir à stratégie, pour reconsidérer les finances et moyens
- Nous avons vécu 3 étapes : bénévolat + chargés de missions + délégué général
- 2 pistes :
Des idées pour améliorer le fonctionnement à court terme :
- Copil = rdv d'affaires courantes toutes les semaines ou tous les 10 jours (ainsi sont traités ou ventilés des
- des points actuellement erratiques ou qui trainent en attendant le Copil mensuel
- par exemple ceux évoqués ces jours-ci et listés en fin de ces notes)
- Com interne = Partager la veille et les infos intéressantes entre toutes les assos composantes
- Plénière : faire vraiment vivre son rôle de débat et d'orientations donc préparer en amont et animer
- Sur l'implication de nouveaux responsables : si les instances et la communication sont claires, ils s'y retrouveront et prendront leur tour
- Les commissions et GT : revoir leurs fonctions *
- car il s'agit de recaler 3 instances en interactions : Copil / GT et Com-s / Plénière /
- auxquels s'ajoutent des comités partenariaux (ex QPV)
Echanges :
- considérer nos processus lents et les rythmes de nos énergies : la palabre oui mais...
- .une variante de type "directoire" et "conseil de surveillance" (exemple CAHP-Idf) est équilibrée
- et dans ces moyens quelles contributions de chacun-e ? Il y a un potentiel mais cela s'organise
Autre sujets en suspens :
- importance depuis nos origines des associations "nationales" comme Habicoop et EHG, à équilibrer leur place relative avec les territoriales
- traiter de la disponibilité nécessaire pour ètre au Copil pour l'ouvrir et vite associer des nouveaux
- traiter de l'animation-présidence de nos temps de travail à distance et en physique
A noter, sur la lettre d'info externe : elle avait aussi une fonction interne inter-assos
Conclusion :
- Changer des modes de GOUVERNANCE tout de suite avec des mesures établies au Copil du 31 octobre
- Travailler la démarche stratégie-STRUCTURATION en commençant par partager les diagnostics issus du doc HP20
- et de nous autres
- Sur la "répartition", JB va amorcer un tableau de répartition acteurs/actions
- PY va amorcer une liste de propositions pragmatiques à court terme
Entre les réunions :
- DROPBOX ouverte via celle du COPIL :
- rubrique : 05_Travail_Gouvernance_Structuration =
- JB a envoyé un tableau "répartition" , Odile (et Luc de Cohabtitude également) ont complété
- Ce tableau est actualisé dans la DropBox
CR de la réu-tel du lundi 30 octobre à 13 h
- Cécile excusée, en envoyant l'avis suivant
Je pense que pour trouver du sang neuf, nous avons à dynamiser les associations adhérentes et à en faire adhérer de nouvelles ( je vais aller à Dijon le 28/11 rencontrer celui qui a écrit à la Coordin'action). On pourrait leur demander d'amener des habitants de nouveaux groupes à chaque plénière et être ainsi plus prés de leurs demandes. Bien que je vois l'intérêt de prendre des adhésions de groupes à la Coordin'action, je me range à l'avis de jean-baptiste qui dit que cela aboutirait à une dispersion des forces locales pour le moment.
La communication par lettre d'information, sur les travaux engagés, est à faire dés maintenant sur notre site, peux t'on la demander à un de nos salariés en binôme avec un référent du COPIL?
A mardi
Présents :
- François,
- Jean-Baptiste
- Pierre-Yves
- + Vincent
- un volet court terme/pragmatique/GOUVERNANCE
- Ces changements sont validés au Copil du mardi 31 oct pour mise en oeuvre immédiate
- Ils sont valables pour la saison 2017-2018 donc jusqu'aux RNHP et donc à revoir à la rentrée de sept 2018.
- Ils sont communiqués aux assos membres pour qu'ils s'impliquent dans les taches ouvertes
- et un point d'évaluation est fait dès la Plénière du 13 janvier
- un volet démarche stratégie-STRUCTURATION : ces questions "impactant les statuts" et de moyen terme (exemple les canaux d'adhésion) seront traitées ultérieurement
Celles associées à la nouvelle répartition des chantiers (voir tableau de JB) :
- C'est l'association membre qui est impliquée, à travers l'un-e de ses responsables
- Vérifier que chacun-e soit dans les boucles
- Le resp 2 du binôme serait garant de la transversalité ?
- intégrant le mandat de représentation pour le sujet concerné
- Besoin de "formater" les conventions dont celles qui ont un volet financier et avec apport de compétences
- >> Vincent prépare une convention type + un grille financière
D - Tout salarié / chargé de mission de la Coordin'action doit être hébergé par une des associations membres.
Celles associées à nos instances et fonctionnements collectifs :
COPIL :
E - le Copil est composé des "mandataires" et "référents" ...
- + peut ètre ouvert à d'autres membres permanents disponibles
- + est ouvert à de nouveaux membres (actifs dans les associations) et pouvant un jour prendre des relais
F - le Copil se réunit chaque mois en réu-tel
- + physiquement chaque veille de plénière ?
G - le Copil est "convoqué" par Vincent jusqu'en décembre puis par un membre du COPIL qui prend le rôle de secrétaire du COPIL.
- Le secrétaire est désigné de façon tournante, pour la durée d'un trimestre > il prépare, anime la séance, puis veille aux compte-rendus.
H - est recherché pour la plupart des points vus en Copil un "rapporteur" = la personne déléguée selon le chantier.
I - lien hebdomadaire ; tous les ?? vendredis midi ??, est prévue une réu-tel ouverte
- pour échanges des actus, points d'intendance, questions reçues à traiter
- Ce temps-hebdo suivrait des "affaires courantes" en pouvant acter des avancements simples, mais si besoin de choix décisionnel cela passe au Copil mensuel
- Cela testerait une formule de type "comité de suivi" de l'opérationnel de la Coordin'action
PLENIERES :
J - pour la préparation-information des assos composant les plénières, devient systématique = rapporteur et rapport préalable avec choix proposé-s
- Variante : un ordre du jour récapitulatif intégrant les rapports, envoyé à l'avance.
- + 1 (maxi 2) dossier important à débattre
- + 1 temps permettant de présenter l'action de l'une des associations membres
L- en perspective, en 2018 :
- plénière le samedi 13 janvier en Ile-de-France
- plénière - AG en avril
- pour mémoire, RNHP début juillet 2018 à Nantes
- plénière de rentrée en sept/oct 2018
COM
M - mettre dans les chantiers récapitulés dans le tableau-répartition, celui concernant la COM interne pour les échanges avec et entre les assos membres,
Idée d'évolution de la liste "coordinaction@googlegroups.com"
- l'actualiser (en portant à la connaissance de tous qui la reçoit au sein de chaque association composante) pour garder la confiance interne entre celles-ceux dans cette boucle.
- la dédoubler ?
- > ce qui concerne la vie de la Coordin'action : chantiers, plénière, ....
- > ce qui concerne les enjeux et actus utiles sur l'habitat participatif : une veille partagée de type "interne" (différente de la liste par ailleurs dite yahoo qui est publique)
Extrait de la Reu-tel du COPIL mardi 31 oct, point concernant la "gouvernance" à court terme
Rappel du diagnostic :
- essouflement dans le Copil : nécessité d'un renouvellement des personnes impliquées
- le modèle centralisé avec salariés nationaux de début 2017 se rélève peu adapté et difficile à pérenniser en terme de modèle économique
- besoin de mieux flécher le travail des salariés vers l'avancement des chantiers (et moins sur les compte-rendus/ animation de réunion)
Sur la nouvelle répartition des chantiers (voir tableau panoramique amorcé par Jean-Baptiste ) :
- C'est l'association membre qui est impliquée, à travers l'un-e de ses responsables
- Vérifier que chacun-e soit dans les boucles
- Le resp 2 du binôme serait garant de la transversalité ?
- intégrant le mandat de représentation pour le sujet concerné
- Besoin de "formater" les conventions dont celles qui ont un volet financier et avec apport de compétences
- >> Vincent prépare une convention type + un grille financière
D - Tout salarié / chargé de mission de la Coordin'action doit être hébergé par une des associations membres.
- Sur nos instances et fonctionnements collectifs :
COPIL :
E - le Copil est composé des "mandataires" et "référents" ...
- + peut ètre ouvert à d'autres membres permanents disponibles
- + est ouvert à de nouveaux membres (actifs dans les associations) d'abord plutôt observateurs et pouvant un jour prendre des relais
F - le Copil se réunit chaque mois en réu-tel
- + physiquement chaque veille de plénière ?
G - le Copil est invité par Vincent jusqu'en décembre puis par un membre du COPIL qui prend le rôle de secrétaire du COPIL.
- Le secrétaire est désigné de façon tournante, pour la durée d'un trimestre > il prépare l'ordre du jour, anime la séance, puis veille aux compte-rendus.
H - est recherché pour la plupart des points vus en Copil un "rapporteur" = la personne déléguée selon le chantier.
I - lien hebdomadaire ; tous les vendredis midi à 12h30, est prévue une réu-tel ouverte d'environ 30 mn
- pour échanges des actus, points d'intendance, questions reçues à traiter
- Ce temps-hebdo suivrait des "affaires courantes" en pouvant acter des avancements simples, mais si besoin de choix décisionnel cela passe au Copil mensuel
- Cela testerait une formule de type "comité de suivi" de l'opérationnel de la Coordin'action
- En parallèle, cela invite à réfléchir aux strates de type : AG / Conseil-Comité pilotage / Bureau exécutif ?
PLENIERES :
J - pour la préparation-information des assos composant les plénières, devient systématique = rapporteur et rapport préalable avec choix proposé-s
- Variante : un ordre du jour récapitulatif intégrant les rapports, envoyé à l'avance. 10 jours.
- + 1 (maxi 2) dossier important à débattre
- + 1 temps permettant de présenter l'action de l'une des associations membres
L- en perspective, en 2018 :
- plénière le samedi 13 janvier en Ile-de-France
- plénière - AG en avril
- pour mémoire, RNHP début juillet 2018 à Nantes
- plénière de rentrée en sept/oct 2018
- Envisager un calendrier d'ensemble de l'année 2018
COM
M - mettre dans les chantiers récapitulés dans le tableau-répartition, celui concernant la COM interne pour les échanges avec et entre les assos membres,
Idée d'évolution de la liste "coordinaction@googlegroups.com"
- l'actualiser (en portant à la connaissance de tous qui la reçoit au sein de chaque association composante) pour garder la confiance interne entre celles-ceux dans cette boucle.
- la dédoubler ?
- > ce qui concerne la vie de la Coordin'action : chantiers, plénière, ....
- > ce qui concerne les enjeux et actus utiles sur l'habitat participatif : une veille partagée de type "interne" (différente de la liste par ailleurs dite yahoo qui est publique)
COMMENT ?
- Remobilisation des membres actuels du Copil
- La perspective des RNHP de juillet 2018 est un moteur
- Identifier des talents susceptibles de rejoindre le Copil ou les Commissions
- Message à construire vers les assos composantes de la Coordin'action
- > refondation /énergie /sens