CR de la réu-tel du lundi 30 octobre à 13 h

  • Cécile excusée, en envoyant l'avis suivant
Les modalités d'action proposées par Jean-Baptiste me conviennent, je souhaite poursuivre le travail engagé pour la base de données et celui sur les marqueurs de la participation habitante.
Je pense que pour trouver du sang neuf, nous avons à dynamiser les associations adhérentes et à en faire adhérer de nouvelles ( je vais aller à Dijon le 28/11 rencontrer celui qui a écrit à la Coordin'action). On pourrait leur demander d'amener des habitants de nouveaux groupes à chaque plénière et être ainsi plus prés de leurs demandes. Bien que je vois l'intérêt de prendre des adhésions de groupes à la Coordin'action, je me range à l'avis de jean-baptiste qui dit que cela aboutirait à une dispersion des forces locales pour le moment.
La communication par lettre d'information, sur les travaux engagés, est à faire dés maintenant sur notre site, peux t'on la demander à un de nos salariés en binôme avec un référent du COPIL?
A mardi

Présents :
  • François,
  • Jean-Baptiste
  • Pierre-Yves
  • + Vincent
>Rappel de la distinction entre :
  • un volet court terme/pragmatique/GOUVERNANCE
    • Ces changements sont validés au Copil du mardi 31 oct pour mise en oeuvre immédiate
    • Ils sont valables pour la saison 2017-2018 donc jusqu'aux RNHP et donc à revoir à la rentrée de sept 2018.
    • Ils sont communiqués aux assos membres pour qu'ils s'impliquent dans les taches ouvertes
    • et un point d'évaluation est fait dès la Plénière du 13 janvier
  • un volet démarche stratégie-STRUCTURATION : ces questions "impactant les statuts" et de moyen terme (exemple les canaux d'adhésion) seront traitées ultérieurement
> Les mesures proposée sur le volet court terme/pragmatique/GOUVERNANCE

Celles associées à la nouvelle répartition des chantiers (voir tableau de JB) :
A - Principe qu'une personne ne porte pas plus de 2 chantiers
  • C'est l'association membre qui est impliquée, à travers l'un-e de ses responsables
B - Principe du binôme avec resp 1 et resp 2 (un mandataire et un référent....) de 2 associations différentes
  • Vérifier que chacun-e soit dans les boucles
  • Le resp 2 du binôme serait garant de la transversalité ?
C - Principe de convention avec une feuille de route précise

  • intégrant le mandat de représentation pour le sujet concerné

  • Besoin de "formater" les conventions dont celles qui ont un volet financier et avec apport de compétences

  • >> Vincent prépare une convention type + un grille financière

D - Tout salarié / chargé de mission de la Coordin'action doit être hébergé par une des associations membres.


Celles associées à nos instances et fonctionnements collectifs :


COPIL :
E - le Copil est composé des "mandataires" et "référents" ...

  • + peut ètre ouvert à d'autres membres permanents disponibles

  • + est ouvert à de nouveaux membres (actifs dans les associations) et pouvant un jour prendre des relais

F - le Copil se réunit chaque mois en réu-tel

  • + physiquement chaque veille de plénière ?

G - le Copil est "convoqué" par Vincent jusqu'en décembre puis par un membre du COPIL qui prend le rôle de secrétaire du COPIL.

  • Le secrétaire est désigné de façon tournante, pour la durée d'un trimestre > il prépare, anime la séance, puis veille aux compte-rendus.

H - est recherché pour la plupart des points vus en Copil un "rapporteur" = la personne déléguée selon le chantier.
I - lien hebdomadaire ; tous les ?? vendredis midi ??, est prévue une réu-tel ouverte

  • pour échanges des actus, points d'intendance, questions reçues à traiter

  • Ce temps-hebdo suivrait des "affaires courantes" en pouvant acter des avancements simples, mais si besoin de choix décisionnel cela passe au Copil mensuel

  • Cela testerait une formule de type "comité de suivi" de l'opérationnel de la Coordin'action


PLENIERES :
J - pour la préparation-information des assos composant les plénières, devient systématique = rapporteur et rapport préalable avec choix proposé-s
  • Variante : un ordre du jour récapitulatif intégrant les rapports, envoyé à l'avance.
K - Les plénières sont découpées en 2 moments : celui sur les points disons courants avec leurs rapports associés

  • + 1 (maxi 2) dossier important à débattre

  • + 1 temps permettant de présenter l'action de l'une des associations membres

L- en perspective, en 2018 :
  • plénière le samedi 13 janvier en Ile-de-France
  • plénière - AG en avril
  • pour mémoire, RNHP début juillet 2018 à Nantes
  • plénière de rentrée en sept/oct 2018

COM
M - mettre dans les chantiers récapitulés dans le tableau-répartition, celui concernant la COM interne pour les échanges avec et entre les assos membres,
Idée d'évolution de la liste "coordinaction@googlegroups.com"
  • l'actualiser (en portant à la connaissance de tous qui la reçoit au sein de chaque association composante) pour garder la confiance interne entre celles-ceux dans cette boucle.
  • la dédoubler ?
    • > ce qui concerne la vie de la Coordin'action : chantiers, plénière, ....
    • > ce qui concerne les enjeux et actus utiles sur l'habitat participatif : une veille partagée de type "interne" (différente de la liste par ailleurs dite yahoo qui est publique)